Tipps für die eigene E-Mail-Adresse

So sollte Ihre E-Mail-Adresse aussehen...

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Das at-Zeichen (auch Klammeraffe genannt) gilt weltweit als Symbol für die Kommunikation via E-Mail.
Das at-Zeichen (auch Klammeraffe genannt) gilt weltweit als Symbol für die Kommunikation via E-Mail.

E-Mail-Adressen – jeder kennt sie, jeder hat sie… ob privat oder beruflich, mindestens ein elektronisches Postfach gehört für alle Internet-Nutzer zum absoluten Must-Have. Für Sie doch auch, oder?

Kein Wunder, denn E-Mails waren, sind und bleiben das wichtigste Mittel zur Kommunikation im Netz. Weder SMS noch die zahlreich verfügbaren Messenger-Dienste konnten ihr den Rang ablaufen. Und im digitalen Geschäftsleben spielt die elektronische Post natürlich erst recht eine zentrale Rolle.

Aber bei der Auswahl der eigenen E-Mail-Adresse kann so einiges schiefgehen: Wir zeigen, worauf Sie bei der Wahl Ihrer digitalen Postanschrift unbedingt achten sollten und was absolute No-Gos sind!

Tipp 1: Eigene Domain vs. kostenlose E-Mail-Dienste

Im Netz tummeln sich zahlreiche Anbieter kostenloser E-Mail-Services. Diese finanzieren sich für gewöhnlich über Werbeeinblendungen oder kostenpflichtige Zusatzfunktionen. Alternativ dazu stellen die meisten Internet-Zugangsprovider (ISP) ebenfalls E-Mail-Dienste zur Verfügung.

Wer ausschließlich privat im Netz unterwegs ist, für den können diese „Freemail“-Services durchaus eine Überlegung wert sein; immerhin spart man sich so die Anschaffung einer Domain samt Mailserver – beides unbedingte Voraussetzung für ein elektronisches Postfach.

Falls Sie eine geschäftliche Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse planen, lassen Sie jedoch lieber die Finger von diesen Dienstleistern. Die eigene Domain zählt heute zur Grundausstattung eines seriösen Internet-Auftritts und sollte daher auch für die digitale Kommunikation obligatorisch sein.

Typische Hostingaccounts für Einsteiger sind bereits für knapp 15 € monatlich zu haben, inklusive Domain. Wer keine großen Ansprüche stellt, dürfte sogar bei vielen Internet-Providern glücklich werden, die oft kleine Hostingpakete zum Netzzugang gratis anbieten.

Tipp 2: Personenbezogen oder generisch?

Unter einer generischen E-Mail-Adresse versteht man abstrakt gehaltene Kontaktangaben, welche in einem Unternehmen auf ganze Abteilungen oder Zuständigkeitsbereiche zutreffen könnten, z.B.

  • info@tobiaseichner.com
  • support@tobiaseichner.com
  • kundendienst@tobiaseichner.com

Für eine geschäftliche Nutzung, insbesondere wenn mehrere Personen eingehende Nachrichten bearbeiten, stellt diese Variante natürlich zwangsläufig die beste Wahl dar.

Für den direkten Personenkontakt eignen sich diese generischen Adressen wenig bis gar nicht; hier müssen personenbezogene E-Mail-Adressen her. Aber selbst (Solo-)Selbständige und Freiberufler sind gut beraten, auch eine persönliche E-Mail-Adresse ihr Eigen zu nennen.

Das hat vor allem psychologische Gründe:

Menschen kommunizieren gerne mit Menschen – und möchten diese beim Namen nennen. Personenbezogene Adressen wirken deshalb auf viele sympathischer und verkleinern die Hürde bei der ersten Kontaktaufnahme, was besonders im Neukundengeschäft eine wichtige Rolle spielt.

Hier einige mögliche Varianten von personenbezogenen E-Mail-Adressen:

  • tobias@14all.eu
  • t.eichner@14all.eu
  • tobiaseichner@14all.eu

Kleiner Stilguide für die richtige Namenswahl:

  • Am vertrauenswürdigsten wirkt eine Kombination aus Vorname und Nachname, getrennt mit Punk (.) bzw. Bindestrich(-) oder zusammengeschrieben.
  • Die Reihenfolge „Vorname Nachname“ oder „Nachname Vorname“ spielt keine Rolle, wobei die Mehrheit der Nutzer den Vornamen zuerst angibt.
  • Beschränken Sie sich bei mehreren Vornamen auf Ihren Rufnamen.
  • Der Vorname kann abgekürzt werden (z.B. bei ungewöhnlicher Schreibweise).
  • Verzichten Sie auf Spitznamen oder vermeintlich lustige Abkürzungen – seriös bleiben!
  • Akademische Grade oder Adelstitel stiften eher Verwirrung und sollten weggelassen werden.
  • Die ausschließliche Nutzung von Initialen (z.B. te@14all.eu) ergibt oft besonders kurze und einprägsame E-Mail-Adressen, vermittelt aber nicht immer den sympathischsten Eindruck.

Tipp 3: Auf Länge und Verständlichkeit achten!

Wenn Sie sich für eine persönliche E-Mail-Adresse entschieden haben, stehen Sie mitunter vor einer ganz unerwarteten Hürde: Ihrem eigenen Namen!

Man stelle sich einmal die folgenden E-Mail-Adressen vor:

  • hyieronimus.jablowski@14all.eu
  • adalgisa.von-ekkehard-bellini@14all.eu
  • tobiasmarkuseichner@14all.eu

Während letztere Variante zumindest kaum Möglichkeiten einer Falschschreibung zulässt, dürfte man bei den anderen ohne aufwändiges Buchstabieren wohl desöfteren vergeblich auf Nachricht warten.

Wägen Sie ab, was sinnvoller ist: Die vollständige Ausschreibung Ihren Namens oder eine vereinfachtere Variante. So wäre mit einem abgekürzten Vornamen schon viel an Eingängigkeit gewonnen.

Es gilt der Grundsatz: So kurz wie möglich, so lang wie nötig!

Dadurch können sich aber mitunter (lustige) Missverständnisse und Fehlinterpretationen ergeben, auf welche Sie Ihre neue E-Mail-Adresse unbedingt gegenprüfen sollten:

  • Peter Ennis -> peterennis@14all.eu -> p.ennis@14all.eu
  • Tobias Heinrich Cahn -> tobias.heinrich.cahn@14all.eu -> thc@14all.eu
  • Babette Haase -> babettehaase@14all.eu -> bh@14all.eu

Tipp 4: Sonderzeichen – ja oder nein?

Aus technischer Sicht betrachtet, stellt die Nutzung von Sonderzeichen wie deutschen Umlauten und anderen Schriftsymbolen bei E-Mail-Adressen kein Problem dar.

Lediglich Zeichen mit bestimmter Bedeutung für Server und Mailclients dürfen nicht verwendet werden. Darunter der Klammeraffe (@), Leerzeichen ( ), spitze Klammern (<>) und Anführungszeichen („“‚).

[Anmerkung für Techies: Der letzte Absatz ist zugegebenermaßen etwas verallgemeinernd formuliert. Wir haben uns mit diesem Artikel das Ziel gesetzt, Stilfragen in Sachen E-Mail zu beantworten, nicht aber alle Möglichkeiten des theoretisch Machbaren auszuloten.]

Allerdings sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass nicht jeder Nutzer die von Ihnen gewählten Zeichen ohne weiteres auf seiner Tastatur vorfindet. Die Umschreibung von Sonderzeichen mithilfe des lateinischen Alphabets gehört daher zum Standard.

Bei komplexeren Sprachen (z.B. Japanisch, Arabisch) nutzt man oft Mittel der Transkription. Das ist die Übertragung von Wörtern mittels sprachlicher Ausdrücke in ein anderes Schriftsystem, oder salopper formuliert: „So wie man es sagt, schreibt man es auch!“.

Falls Sie auf Ihren „richtigen“ Namen nicht verzichten möchten, legen Sie sich einfach zwei E-Mail-Adressen an, die auf dasselbe Postfach verweisen. Eine davon in der Originalschreibung, die andere in vereinfachter internationalisierter Form.

So ersetzen Sie die deutschen Umlaute in E-Mail-Adressen:

  • ä -> ae
  • ö -> oe
  • ü -> ue
  • ß -> ss oder sz

Tipp 5: Der ultimative Testlauf

Sie haben Ihre E-Mail-Adresse gefunden? Glückwunsch! Jetzt kann „die Post abgehen“… 🙂

Aber ist die Adresse auch eingängig, verständlich und frei von möglichen Missverständnissen? Das lässt sich mit dem Voicemail-Test ganz leicht herausfinden:

Rufen Sie dazu einige Freunde oder Arbeitskollegen an und hinterlassen auf deren Anrufbeantwortern eine Nachricht mit der Bitte, Ihnen eine kurze Notiz per E-Mail zu senden. Sprechen Sie dabei Ihre neue E-Mail-Adresse ein einziges Mal laut und deutlich aus.

Wie viele E-Mails erhalten Sie? Kamen am Ende gar Rückfragen bezüglich der korrekten Schreibweise? Werten Sie diese Ergebnisse für sich aus, um festzustellen, ob Sie mit der Wahl Ihrer neuen E-Mail-Adresse wirklich richtig lagen.


Stand der Informationen: April 2020
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